Tips para diseñar workflows en marketing digital

¿Por dónde comenzar a diseñar un workflows de marketing automation? ¿Cómo crear flujos de trabajo que realmente funcionen? Te damos varios consejos para que la automatización sea un éxito.

El workflow o flujo de trabajo es una de las herramientas más valiosas en el marketing automation. Te permite automatizar las acciones de acuerdo a un plan estratégico para trabajar con tus leads y clientes de forma más eficiente.

Quienes tienen experiencia diseñando y gestionando workflows te dirán que es una manera muy simple de llevar adelante los procesos necesarios para lograr el objetivo deseado. Pero si nunca los has usado y estás adentrándote en el marketeing automation, te damos varios tips para diseñar workflows que funcionen.

 

Cómo diseñar workflows en marketing digital

 

1) Primero, hazte la pregunta: ¿realmente necesitas un workflow?

 

Lo primero que debes pensar es cuál es tu objetivo al crear un workflow de marketing. Si son acciones demasiado aisladas entre sí, donde tendrías que variar cada vez el contenido del mensaje (por ejemplo, el envío de newsletters genéricos a tu base de suscriptores), es conveniente generar acciones puntuales.

El workflow es útil cuando detectas varias acciones o comunicaciones enlazadas, que implican tareas repetitivas. Pongamos como ejemplo un flujo de comunicación para invitar usuarios a un webinar. Sería engorroso planificar de forma manual reenviar la invitación a quienes no abrieron el primer email, enviar un nuevo email a quienes lo abrieron pero no se anotaron, y enviar la confirmación con el programa a quienes sí se inscribieron. Todo este trabajo se ahorra estableciendo un workflow sobre la misma base de contactos a quienes se invita.

Pero además de automatizar las comunicaciones con los leads, los workflows son muy útiles para acciones recurrentes en la gestión de los leads, sobre todo cuando implica la combinación de varias propiedades de los contactos. Por ejemplo, si un contacto llega de cierto país, mediante cierta campaña, asignarlo a tal comercial y enviarle una notificación.

 

2) Elige una buena herramienta de automatización

 

Para que la automatización sea efectiva, necesitas una buena herramienta para generar tus workflows, de forma integrada a tus demás herramientas de creación de contenidos, envío de mails (u otros mensajes) y gestión de leads. Cuanto más potente sea la plataforma en la integración de los distintos insumos que necesitas para tu marketing, más efectiva será y más simple crear el workflow.

También es importante que el diseñador de workflows que utilices sea intuitivo. Que puedas visualizar gráficamente el paso a paso de tu flujo, agregando o quitando etapas del proceso de forma sencilla. Y también que puedas programar el periodo de operatividad de la campaña, algo muy útil para casos de ofertas limitadas.

 

3) La guía básica de los elementos de un workflow

 

Comprender los elementos que componen un workflow es básico para que puedas diseñarlo de acuerdo a tus objetivos. Por eso repasamos los elementos que debes tener en cuenta:

  • Cómo se dispara el workflow: Es el filtro de activación. Por ejemplo: cuando ingresa un lead desde cierto país y durante cierto periodo.
  • Acciones: Cuando se cumple una cosa, sucede cierta acción. Por ejemplo: cada vez que ingresa un lead de cierta campaña, se le envía este email. Esa acción puede ser el envío de un contenido pero también acciones vinculadas a la gestión del marketing: una notificación a ventas, un aumento de puntaje en el proceso de lead scoring, un pasaje de ese contacto a otro segmento de audiencia.
  • Bifurcaciones: Las opciones de acciones que se desplegan dependiendo del comportamiento del lead. Por ejemplo, en el caso del envío de un email, si lo abre pasa a cierta acción, si no lo abre pasa a otra. Puede ser algo más complejo: si se suceden cinco envíos sin que abra el email, se pasa a una lista de usuarios desinteresados, que ingresarán a otro workflow para intentar recuperar su interés.

4) Pasa del papel a la pantalla

Una recomendación que muchos aplican a la hora de diseñar workflows complejos -al menos las primeras veces- es hacer el esquema primero en papel. Una vez que esté dibujado y visualizado, pasas ese proceso al diseñador de workflows en tu herramienta de automatización. De esta manera, minimizas el riesgo de equivocarte en el proceso de armar los pasos, ya que todo el camino está pre-concebido y sabes exactamente qué sucederá a continuación. En síntesis: primero concibe cada paso de tu workflow, y luego diséñalo en la plataforma.

 

 

5) Piensa en el cliente

¿Recuerdas lo que hablamos tantas veces sobre la importancia del Customer Journey y cómo aplicarlo a tus diseños y campañas? En la creación de workflows vas a poder poner estos conceptos en acción. Además de pensar en tus objetivos, piensa a cada paso en la experiencia del usuario. ¿Qué comunicación esperará de tu parte? ¿Qué dispositivo usará para ponerse en contacto? ¿Le estás aportando valor con tu contenido?

Y un consejo importante: si puedes simplificar acciones para facilitar la experiencia de tus leads y clientes, hazlo. A veces se tiene la idea de que cuanto más complejo y lleno de pasos está el workflow, mejor es; cuando lo que de verdad debes plantearte es si estás cumpliendo con tus objetivos de la forma más eficiente posible y tus clientes están teniendo una buena experiencia.

 

6) Dale el tiempo necesario

 

Parte de brindar una buena experiencia a tus contactos, es darles tiempo para procesar la información. Todo en su medida justa. No satures de contenido a los leads.

Al crear tus workflows (sobre todo cuando son de nutrición o recuperación de clientes), establece lapsos de algunos días entre las comunicaciones. Y cuida que no estés enviando el mismo contenido varias veces al mismo usuario. Para eso, debes segmentar bien tus listas para que cada contacto ingrese en el workflow adecuado.

 

7) No abandones tus workflows

 

Diseñaste tu workflow, lo pusiste en acción, y varios leads transitaron el camino que les marcaste. ¿Qué resultados te está dando? ¿Hay algún paso innecesario que debas eliminar? ¿Hay alguna etapa donde el flujo se estanque? ¿Tus contenidos están actualizados? Al usar una plataforma de marketing automation, podrás ir midiendo los resultados y optimizando tu workflow para seguir mejorando. “Automatizar” no quiere decir “despojar de toda intervención humana”. Aprovecha todo el tiempo que la automatización te ha ahorrado, para potenciar tus estrategias y lograr un desempeño mejor con las herramientas que ya tienes.

 

 

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Escrito por Victoria Pintos el 6 abril, 2020

06-04-2020 Convertia logo-convertia
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