Seis tips para optimizar los recursos de tu agencia

Las agencias de marketing deben gestionar múltiples proyectos y campañas para distintos clientes. Contar con buenas herramientas de diseño y gestión es clave para hacer rendir al máximo los recursos.

Tips para agencias de marketing digital

Llevar adelante una estrategia de marketing para una sola marca es ya una labor compleja que involucra múltiples tareas. Las agencias de marketing y publicidad tienen el desafío de multiplicar esa labor por todas las cuentas que llevan adelante. Deben gestionar varias campañas en paralelo para distintos clientes, respetar los plazos de entrega aunque se superpongan, rastrear las métricas para optimizarlas, administrar las finanzas, comprometer al equipo… Además también deben asegurarse que los ingresos de los clientes crezcan a la vez que rentabilizan sus propias operaciones.

Para llevarlo a cabo, es fundamental contar con buenas herramientas de gestión, marketing y diseño. Tecnologías que ayuden a mejorar todos los flujos de trabajo y eficientar costos. Como especialistas en hacer más ágiles los procesos de diseño y marketing, compartimos algunos tips para optimizar los recursos de una agencia, que pueden aplicarse a toda la organización.

Tips y herramientas para agencias digitales

Cómo optimizar los recursos de tu agencia

1. Establecer roles y procesos claros

Hay una palabra clave en el trabajo de una agencia: organización. Por supuesto, es algo esencial en cualquier empresa. Pero el tipo de gestión de una agencia hace medular definir las funciones y responsabilidades de cada rol en cada departamento. Y también la metodología de trabajo y las herramientas que se usarán para cada proceso.

Que todos tengan claras sus funciones y responsabilidades (y las de todos) es muy importante para agilizar las tareas diarias. Dejarán de perder tiempo en preguntarse “quién hace qué” y se enfocarán más en el “cómo hacerlo mejor”. Todas las tareas y procesos deben estar debidamente documentadas y accesibles a cada miembro del equipo. Eso no solo mejorará la productividad, sino que fomentará un ambiente transparente y de colaboración.

 

2. Facilitar el proceso de onboarding

Para cultivar un buen vínculo agencia-cliente hay que empezar con buen pie. Y para eso, es vital definir el proceso de onboarding (es decir, cómo se “embarca” el cliente a la agencia para emprender el trabajo conjunto). Debe ser un proceso fluido, sencillo, pero sólido. Sistematiza la producción de propuestas y contratos, muéstrale las dinámicas y procedimientos de las distintas áreas, establece un calendario de reuniones. Que la experiencia sea homogénea en todos los puntos de contacto y no que se encuentre con una comunicación distinta en cada paso.

Para facilitar la tarea, es aconsejable contar con un sistema automatizado de comunicaciones. Instaura opciones de autogestión para que los propios clientes puedan emprender el onboarding por sí mismos. Así se libera a los ejecutivos de cuentas de las tareas más mecánicas y pueden orientarse de lleno a la estrategia.

El proceso de onboarding también implica que la agencia obtenga toda la información que necesita para trabajar con la empresa. Y, por supuesto, implica pensar un proceso de interno de bienvenida para los nuevos integrantes de la agencia. Así se tiene certeza de que todos los involucrados están parados en el mismo terreno.

Cómo optimizar trabajo en agencia de marketing

3. Elegir pocas herramientas que hagan mucho

La tecnología es una aliada imprescindible para gestionar de forma eficaz tareas y procesos en una agencia. Pero si tenemos un crisol de herramientas desconectadas para llevarlas a cabo, la productividad se va por la borda. El consejo es elegir pocas herramientas, pero buenas. Es decir, apostar por tecnologías integrales, que cubran todos los procesos que necesitas. Y que se puedan aplicar a todos los tipos de cuentas y campañas de tu agencia, con utilidad para todos los perfiles.

El principal error que comenten muchas agencias es que tienen una herramienta para cada tarea que deben hacer. En lugar de usar una plataforma para email marketing, otra para campañas digitales y otra para analytics, te aconsejamos optar por una plataforma que centralice todos los procesos de marketing. Con daHoox, por ejemplo, además de cubrir todo el proceso de diseño y creación de landing pages, se puede hacer un seguimiento de todos los resultados de la campaña y de cada lead que llega a través de la landing. Así involucras al departamento de diseño, marketing, analítica y al equipo comercial. Ya no estarán separados ni corriendo para unificar información.

Apostar a este tipo de integración no solo ahorra tiempo y efectividad, sino que permite un mayor control de los resultados en tiempo real.

 

4. Automatizar los reportes

Realizar informes mensuales para cada cliente, de cada campaña, de forma manual, es un inversión de tiempo colosal. Además, un reporte estático por mes no tiene demasiado sentido en un entorno digital donde todo cambia a cada segundo.

Lo más recomendable es integrar una plataforma que automatice el procesamiento de datos. Que permita dar acceso al equipo a ciertos dashboards en tiempo real. Y también que puedan acceder los clientes, con visibilidad solo de los datos de su cuenta. Automatizar el envío de mails con un link a esos dashboards también ahorra mucho tiempo a los ejecutivos. Ese tiempo es mejor aprovechado en optimizar y planificar.

Tips para agencias digitales

 

5. Registrar horas dedicadas a cada proyecto

Parece un factor sin demasiado peso, pero las empresas que computan el tiempo por tarea/proyecto han probado optimizar mejor sus recursos. Y no solo en los casos de facturación por hora.

Es importante inculcar en los empleados el hábito de trackear el tiempo. Esto puede automatizarse en muchas herramientas de gestión. Así podrás conocer cuáles son los clientes más rentables y a cuáles se les está dedicando más tiempo. Y se obtiene un panorama de qué tareas podrían automatizarse y qué procesos se pueden optimizar.

 

6. Invertir en el equipo

Invertir en tecnología es una manera de invertir en el equipo. Al facilitarle las tareas, se incrementa la productividad. Empodera a los empleados con herramientas eficaces, que potencien el trabajo colaborativo y automaticen tareas repetitivas. Esto también es apostar al talento del equipo.

En este empoderamiento del equipo, es muy importante la comunicación interna. La plataforma de gestión de proyectos que utilices para imputar horas, también servirá para que todos los involucrados tengan visibilidad del curso que está llevando cada campaña o tarea. Incluso cuando no sean tareas estrictamente de su área.

Pero más allá de la tecnología, es fundamental invertir en el factor humano. El buen clima laboral es indispensable para que el equipo se sienta motivado, enfocado en los objetivos. Mantenerlos capacitados y actualizados en su área también es punto clave. Ellos crecen como profesionales, y la agencia se abre a nuevas tendencias, incorpora nuevos servicios y se mantiene competitiva.

 

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Escrito por Valeria Villegas el 30 abril, 2019

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