Cómo liderar un equipo a distancia

La modalidad del teletrabajo es un desafío para los líderes de equipo. ¿Cómo generar motivación y compromiso trabajando desde casa? Con la tecnología y tácticas adecuadas, ¡es posible!

Cómo liderar un equipo a distancia

En marketing, diseño, publicidad y empresas digitales en general, la tecnología brinda la gran ventaja de mantener la productividad de los equipos también a la distancia (en esta nota por ejemplo les recomendamos varias herramientas que facilitan el trabajo remoto en equipo). Sin embargo, para quienes lideran un equipo, puede ser un desafío no compartir el espacio físico. ¿Cómo mantenerse cerca, orientar y supervisar si no estamos en la misma oficina?

Lo primero que hay que saber es que la distancia física no significa distancia laboral. En esta circunstancia es cuando más hay que apostar a la proximidad que nos dan los canales de comunicación. Si eres líder de un equipo de marketing, diseño, ventas, publicidad o cualquier rubro donde estén teletrabajando, te damos las claves para gestionar mejor a tu equipo durante este periodo de trabajo en casa.

 

¿Liderando un equipo a distancia? Algunas recomendaciones:

1) Impulsar el balance entre vida familiar y laboral

 

Para que las personas que están compartiendo la cuarentena con su familia -sobre todo con niños pequeños-, es fundamental que puedan gozar de cierta flexibilidad para alcanzar un equilibrio entre lo familiar y lo laboral. Desde los roles de liderazgo, es importante dialogar con cada miembro de su equipo para comprender sus necesidades. Generen grillas de trabajo que sean convenientes para su situación familiar así como para el cumplimiento de sus tareas.

 

Algunas funciones pueden adaptarse a horarios más flexibles que otras. Pero es importante tener más apertura ante posibles cambios de horario, por ejemplo, en casos de teletrabajadores que deban cuidar a sus niños. A su vez, en el caso opuesto, a quienes viven solos o no tienen pueden cumplir su rutina con normalidad, es aconsejable instar a mantener un horario que les permita trabajar con mayor productividad. La situación de cuarentena suele desdibujar las rutinas, y eso no es positivo para la persona ni para las metas del equipo. No vas a estar llamando por teléfono a tu equipo para saber si ya despertaron; pero puedes fijar videollamadas a primera hora para comenzar el día con más foco y motivación. Lo cual nos lleva a la segunda recomendación…

 

Cómo liderar un equipo a la distancia

 

2) Hablar por teléfono o videollamada cada vez que se pueda

 

Para suplantar el diálogo que normalmente se da en la oficina acerca del desarrollo de las tareas, lo mejor es usar la conversación telefónica o la videollamada en vez de escribir por email o por chat. Si necesitas dar un feedback sobre un diseño, amplificar las instrucciones que has dado para una de las campañas, o comentar algún punto de una presentación; dedica cinco minutos a hacer una llamada. Muchas veces, una charla de unos minutos evita horas de cambios en un proyecto porque no se comprendió bien lo que se estaba pidiendo. El ida y vuelta de la conversación genera más cercanía y evita malos entendidos.

 

Aunque en general es más cómoda la charla telefónica, la videollamada es más potente aún para mantener la proximidad. Planifica videoconferencias periódicas para las reuniones de equipo, no solo para hablar sobre el trabajo sino también compartir anécdotas, experiencias y darse ánimo en este momento tan particular.

 

3) Documentar los lineamientos

 

Para que la transición al teletrabajo sea exitosa, es importante que desde los roles de liderazgo se brinde información clara acerca de las dinámicas y procesos de trabajo. Si aún no lo has hecho, genera un documento con todos los lineamientos, desde qué canales de comunicación se emplearán hasta cómo notificar las inasistencias o a quién consultar si se tiene algún problema de conexión. Todo tiene que estar bien explicado y hay que estar abiertos a responder cualquier duda que pueda surgir.

 

4) Definir un proceso de onboarding para los ingresos

 

¿Cómo recibir a nuevos integrantes de un equipo en una modalidad de teletrabajo? ¿Cómo hacer que se identifique con la empresa y el equipo, si no se comparte un espacio? Para lograrlo, debes establecer un buen proceso de onboarding. Si en la oficina ya tenías un proceso de bienvenida, con documentos de identidad corporativa y guías para el desarrollo del trabajo del área, ¡excelente! Más que nunca debes compartirlas a los nuevos integrantes.

Si aún no tienes estos contenidos elaborados… es momento de hacerlo. Para los nuevos ingresos y también para tu equipo actual. Más que nunca hay que estar firmes en los valores, misión y visión de la empresa, los procedimientos para cada área y la comunicación interna. Y por supuesto, cuando ingresa alguien a la empresa no solo debe interactuar con su superior, sino con todos los compañeros. Es buena idea organizar una videoconferencia de bienvenida para que haya una presentación cara a cara.

 

Liderar un equipo a la distancia

5) Usar las herramientas adecuadas

 

Para gestionar un equipo de la forma correcta, hay que usar las herramientas correctas. No llenes a tu equipo de una decena de nuevas aplicaciones para monitorear tareas, comunicarse y compartir informes, todo por separado. Lo mejor es optar por plataformas integrales, que reúnen distintos tipos de tarea y proyectos en un mismo lugar. Esto genera jornadas más ordenadas y productivas.

 

6) Guardar archivos y materiales en la nube

 

Si tu equipo está empleando ordenadores domésticos, es fundamental que se guarden en la nube los archivos y documentos (editables y finales) con los que estén trabajando. Usen un sistema de almacenamiento marcando un procedimiento estricto de ir subiendo todo lo se se vaya completando y también lo que se haya hecho en el día. De esta manera, todo el equipo puede acceder a los trabajos del área cuando se necesite. A su vez, se recomienda ir dejando notas documentadas de nuevos proyectos para que todos estén al tanto de lo que se viene haciendo. Así el trabajo no depende exclusivamente de una persona.

 

7) Más empatía y apoyo que nunca

 

En un proceso tan importante como trasladarse al teletrabajo -más que nada en las empresas muy asentadas en el trabajo presencial-, el mayor esfuerzo de adaptación debe venir de los líderes. Si quieres compromiso y responsabilidad de tu equipo, debes ser el primero en mostrarlo. Si necesitas que el diálogo sea fluido, tú debes abrir los canales para que puedan acudir a ti. O, directamente, preguntar a los miembros de tu equipo cómo se sienten y cómo vienen adaptándose a la nueva dinámica.

Ofrece ayuda cada vez que detectes que el teletrabajo está complicando la ejecución de alguna tarea. Monitorea cómo van sobrellevando la situación en cuanto al estrés y la ansiedad. Dense apoyo también en ese sentido. La empatía es el arma más poderosa para salir adelante en este contexto. Más que la cantidad de horas, celebra los resultados.

 

Cómo liderar un equipo en teletrabajo

 

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Escrito por Mariana Payssé el 29 abril, 2020

29-04-2020 Convertia logo-convertia
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